Pieni taloyhtiö
Jos taloyhtiöllä ei ole isännöitsijää, todistuksen valmistelu pitää järjestää hallituksen kautta. Tämä ohje keskittyy käytännön etenemiseen.
Jos taloyhtiöllä ei ole isännöitsijää, hallitus vastaa isännöitsijälle kuuluvista tehtävistä. Käytännössä hallitus tai hallituksen puheenjohtaja kokoaa ja tarkistaa tiedot taloyhtiön asiakirjojen perusteella.
Ensimmäinen kysymys on, kuka yhtiössä toimii yhteyshenkilönä. Pienessä taloyhtiössä se on usein hallituksen puheenjohtaja. Jos hallituksessa on sovittu työnjaosta, myös muu hallituksen nimeämä henkilö voi koota tiedot.
Tärkeää on, että todistus ei jää yksittäisen osakkaan omaksi arvioksi. Yhtiön hallinnon pitää tietää, mitä tietoja annetaan ja mihin asiakirjoihin ne perustuvat.
Pienissä yhtiöissä suurin ongelma ei aina ole tiedon puute, vaan se, että tiedot ovat hajallaan. Yksi henkilö tietää remontit, toinen vastikkeet ja kolmannella on vanha yhtiöjärjestys.
Taloustiedot ovat usein kriittisin osa todistusta. Vastikkeet, maksamattomat vastikkeet, yhtiölainat ja huoneistokohtaiset lainaosuudet kannattaa tarkistaa kirjanpidosta tai kirjanpitäjältä, jos yhtiöllä on sellainen.
Jos tieto on epävarma, sitä ei kannata arvata. Epäselvä kohta pitää selvittää ennen kuin todistus annetaan eteenpäin.
Osakas voi auttaa valmistelussa, ja usein se on järkevää. Hän voi täyttää pohjan, kerätä asiakirjat ja merkitä puuttuvat tiedot. Silti virallisen todistuksen antaminen on taloyhtiön toimivaltaisen edustajan asia.
Hyvä käytäntö on, että hallitus käy valmiin luonnoksen läpi, tarkistaa epävarmat kohdat ja sopii, kuka antaa todistuksen.
Pienissä yhtiöissä tieto voi helposti olla “kaikkien tiedossa”, mutta ei kirjattuna. Isännöitsijäntodistusta varten erityisesti korjaukset, lainaosuudet, vastikepäätökset, huoneiston muutostyöt ja mahdolliset käyttöoikeudet kannattaa varmistaa asiakirjoista.
Jos jokin tieto on epävarma, se kannattaa merkitä tarkistettavaksi eikä täyttää arvaamalla. Tämä tekee luonnoksesta hyödyllisemmän hallitukselle ja vähentää virheiden riskiä.
Maksuton täytettävä pohja
Kokoa taloyhtiön, huoneiston, vastikkeiden, lainaosuuksien ja korjausten tiedot yhteen luonnokseen hallinnon tarkistettavaksi.