Tiedon lähteet
Isännöitsijäntodistuksen tiedot eivät yleensä synny todistusta kirjoitettaessa. Ne kootaan taloyhtiön asiakirjoista, kirjanpidosta, päätöksistä ja huoneistokohtaisista tiedoista.
Tiedot löytyvät yleensä yhtiöjärjestyksestä, tilinpäätöksestä, toimintakertomuksesta, talousarviosta, kunnossapitotarveselvityksestä, pöytäkirjoista, kirjanpidosta, vastikereskontrasta ja lainaosuuslaskelmista. Ajantasaiset maksutiedot pitää tarkistaa erikseen.
Tilinpäätös kertoo taloyhtiön taloudellisen tilanteen tilikauden päättyessä. Sieltä voi löytyä tietoja yhtiön lainoista, hoitokuluista, rahoituskuluista, vastiketuotoista ja korjausmenoista.
Toimintakertomus täydentää tilinpäätöstä. Se voi kertoa vuoden aikana tehdyistä korjauksista, merkittävistä tapahtumista, hallituksen kokoonpanosta, yhtiökokouksista ja tulevaisuuden näkymistä.
Yhtiöjärjestys kertoo yhtiön perussäännöt. Se on isännöitsijäntodistuksen kannalta keskeinen asiakirja, koska siitä löytyvät usein huoneistoluettelo, osakenumerot, käyttötarkoitukset, pinta-alat ja vastikeperusteet.
Jos tieto perustuu yhtiöjärjestykseen, se kannattaa esittää sellaisena. Esimerkiksi pinta-ala voi olla yhtiöjärjestyksen mukainen pinta-ala, ei välttämättä uusi mittaustulos.
Talousarvio kertoo, millaisia tuloja ja menoja yhtiö ennakoi tulevalle kaudelle. Se liittyy suoraan vastikkeisiin ja mahdollisiin vastikemuutoksiin.
Kunnossapitotarveselvitys kertoo hallituksen näkemyksen tulevista kunnossapitotarpeista. Se ei aina tarkoita, että remontti on päätetty, mutta se kertoo, mitä yhtiössä pidetään lähivuosina mahdollisena tai tarpeellisena.
Yhtiökokous päättää monista asioista, jotka vaikuttavat isännöitsijäntodistukseen. Pöytäkirjoista voi löytyä päätöksiä vastikkeista, korjauksista, lainan ottamisesta ja yhtiöjärjestyksen muutoksista.
Hallituksen pöytäkirjoissa voi olla tietoja valmistelusta, tarjouksista, vahingoista, osakkaiden muutostöistä ja muista hallinnollisista asioista. Kaikkea aineistoa ei välttämättä anneta sellaisenaan, mutta olennaiset tiedot pitää huomioida.
Ajantasainen maksutilanne löytyy yleensä kirjanpidosta tai vastikereskontrasta. Sieltä tarkistetaan, onko vastikkeita maksamatta, mitä maksuja huoneistolta peritään ja onko käyttökorvauksia avoinna.
Huoneistokohtainen lainaosuus perustuu yhtiön lainoihin ja yhtiön sisäisiin jakoperusteisiin. Lainaosuuslaskelma voi tulla isännöintijärjestelmästä, kirjanpitäjältä tai erillisestä laskelmasta.
Tämä on tärkeä ero. Tietojen kokoaminen itse voi säästää aikaa ja auttaa ymmärtämään asiakirjaa, mutta virallisen todistuksen vastuu on eri asia.
Osakas voi usein kerätä valmiiksi yhtiöjärjestyksen, tilinpäätöksen, toimintakertomuksen, talousarvion, kunnossapitotarveselvityksen, yhtiökokouksen päätökset, omat muutostyötiedot ja vanhan isännöitsijäntodistuksen vertailupohjaksi.
Osakas ei yleensä voi luotettavasti varmistaa yksin ajantasaista vastikerästitilannetta, lopullista huoneistokohtaista lainaosuutta, kaikkia hallituksen tiedossa olevia olennaisia asioita tai todistuksen antajan vastuulla vahvistettua kokonaisuutta.
Maksuton täytettävä pohja
Kokoa taloyhtiön, huoneiston, vastikkeiden, lainaosuuksien ja korjausten tiedot yhteen luonnokseen hallinnon tarkistettavaksi.