Todistuksen laatija
Lyhyt vastaus riippuu siitä, onko taloyhtiössä valittu isännöitsijä. Jos on, todistus kuuluu isännöitsijälle. Jos ei ole, tehtävä siirtyy käytännössä hallituksen vastuulle.
Isännöitsijäntodistuksen laatii ja antaa se taho, jolla on taloyhtiössä toimivalta ja pääsy ajantasaisiin tietoihin. Jos yhtiössä on isännöitsijä, vastuu on isännöitsijällä. Jos isännöitsijää ei ole, isännöitsijälle kuuluvista tehtävistä vastaa hallitus.
Kun asunto-osakeyhtiössä on valittu isännöitsijä, isännöitsijä laatii isännöitsijäntodistuksen. Hänellä on yleensä pääsy yhtiön ajantasaisiin tietoihin, kuten vastikereskontraan, kirjanpitoon, lainaosuuksiin, yhtiön päätöksiin ja huoneistokohtaisiin tietoihin.
Osakkaan kannalta tämä tarkoittaa, että todistusta ei yleensä rakenneta itse alusta loppuun. Todistus tilataan isännöitsijältä tai isännöintiyrityksen ilmoittaman käytännön kautta.
Pienissä asunto-osakeyhtiöissä ei aina ole ulkopuolista isännöitsijää. Silloin isännöitsijälle kuuluvista tehtävistä vastaa asunto-osakeyhtiölain mukaisesti hallitus.
Käytännössä isännöitsijäntodistuksen kokoaa tällöin usein hallituksen puheenjohtaja tai muu hallituksen nimeämä henkilö. Olennaista on, että tiedot perustuvat taloyhtiön asiakirjoihin ja että kokonaisuus tarkistetaan ennen todistuksen antamista.
Osakas voi valmistella työtä keräämällä tietoja ja liitteitä valmiiksi. Tämä on erityisen hyödyllistä pienissä yhtiöissä, joissa asiakirjat voivat olla hajallaan hallituksen, kirjanpitäjän ja osakkaiden omissa arkistoissa.
Valmistelu ei tee asiakirjasta virallista todistusta. Virallinen isännöitsijäntodistus annetaan taloyhtiön toimivaltaisen edustajan kautta.
Isännöitsijäntodistusta käytetään asuntokaupassa, rahoituksessa ja vakuuden arvioinnissa. Siksi kysymys ei ole vain siitä, kuka osaa täyttää lomakkeen, vaan siitä, kuka voi varmistaa tiedot taloyhtiön puolesta.
Oikea antaja tarkistaa esimerkiksi vastikkeet, maksutilanteen, lainaosuuden, päätetyt korjaukset ja yhtiön asiakirjat. Jos näissä on virhe, tieto voi vaikuttaa ostajan päätökseen tai kaupan ehtoihin.
Maksuton täytettävä pohja
Kokoa taloyhtiön, huoneiston, vastikkeiden, lainaosuuksien ja korjausten tiedot yhteen luonnokseen hallinnon tarkistettavaksi.