Isännöitsijäntodistus pienessä taloyhtiössä

Pieni taloyhtiö ei ole poikkeus

Suomessa on paljon pieniä asunto-osakeyhtiöitä. Osa niistä on rivitaloja, paritaloja tai muutaman huoneiston yhtiöitä. Hallinto voi olla kevyt, eikä yhtiöllä välttämättä ole ammatti-isännöitsijää.

Tämä ei tarkoita, että asiakirjoja ei tarvita. Kun asuntoa myydään, ostaja, välittäjä ja pankki haluavat yleensä nähdä samat perustiedot kuin suuremmassakin taloyhtiössä.

Kuka tekee todistuksen, jos isännöitsijää ei ole?

Jos yhtiöllä ei ole isännöitsijää, virallisen todistuksen antaminen voi käytännössä kuulua hallituksen puheenjohtajalle. Tällöin puheenjohtajan kannattaa olla erityisen tarkka siitä, mihin tiedot perustuvat.

Hyvä käytäntö on kerätä tiedot asiakirjoista ja merkitä, mistä lähteestä kukin tieto on tarkistettu. Näin todistuksen laatiminen ei perustu muistiin tai arvaukseen.

Pienen yhtiön tarkistuslista

• voimassa oleva yhtiöjärjestys
• viimeisin tilinpäätös, toimintakertomus ja talousarvio
• kunnossapitotarveselvitys ja yhtiökokouksen pöytäkirjat
• hallituksen päätökset, jos ne liittyvät olennaisiin asioihin
• lainatiedot, lainaosuuslaskelmat, vastiketiedot ja maksutilanne
• tiedot osakkaan muutostöistä ja mahdollinen energiatodistus

Mitä kannattaa tehdä ennen kuin asunto tulee myyntiin?

1. Päivittäkää asiakirjakansio.
2. Tarkistakaa, että yhtiöjärjestys on ajan tasalla.
3. Kirjatkaa tehdyt korjaukset vuosittain.
4. Kirjatkaa tulevat kunnossapitotarpeet selkeästi.
5. Säilyttäkää yhtiökokouspäätökset yhdessä paikassa.
6. Sopikaa, kuka antaa todistuksen, jos sitä pyydetään.

Mitä riskejä pienessä yhtiössä on?

Pienessä yhtiössä suurin riski on usein dokumentoinnin puute. Kaikki saattavat tietää jonkin asian, mutta sitä ei löydy pöytäkirjasta tai asiakirjasta.

• vanhat remontit on tehty, mutta niitä ei ole kirjattu
• osakkaan muutostöistä ei ole dokumentteja
• vastikepäätökset ovat epäselviä
• lainaosuuksia ei ole laskettu pitkään aikaan
• kunnossapitotarveselvitys on liian yleinen

Käytännön toimintamalli myyntitilanteessa

1. Osakas ilmoittaa hallitukselle myyntiaikeesta.
2. Hallitus tai puheenjohtaja kerää asiakirjat.
3. Kirjanpitäjältä tarkistetaan vastikkeet, maksutilanne ja lainaosuudet.
4. Hallitus tarkistaa korjaushistorian ja tulevat kunnossapitotarpeet.
5. Tiedot kootaan yhteen ja epävarmat kohdat merkitään tarkistettaviksi.
6. Todistuksen antaja tarkistaa kokonaisuuden, päivää ja allekirjoittaa todistuksen.

Uudella luonnostyökalulla tiedot voi koota vaiheittain ennen hallituksen tarkistusta. Työkalu ei tee virallista todistusta, mutta auttaa valmistelussa.